eOffice je softvérový produkt zameraný na oblasť správy registratúr s voliteľnými modulmi vyvinutý v TEMPEST-e.
Riešenie zahŕňa súbor stratégií, metód a nástrojov používaných na zachytenie, spravovanie, ukladanie, uchovávanie a poskytovanie obsahu a dokumentov týkajúcich sa procesov v spoločnosti. Umožňuje vykonávať správu neštruktúrovaných informácií bez ohľadu na to, kde sa informácie nachádzajú. Riešenie poskytuje nástroje na spracovanie a ukladanie informácií počas celého životného cyklu – od prijatia alebo vytvorenia cez použitie a vybavovanie až po ich vyradenie (či už archiváciou, alebo zničením). Pre lepšie porozumenie výhod tohto riešenia sme sa rozhodli uverejniť prípadové štúdie implementácie eOffice v dvoch významných spoločnostiach.
Riadenie dokumentov v Národej banke Slovenska (NBS)
V NBS sme implementovali informačný systém zabezpečujúci elektronické riadenie dokumentov, digitálny archív inventárnych záznamov s bádateľským portálom a správu špeciálnych fondov. Digitálny archív inventárnych záznamov s bádateľským portálom zabezpečuje evidenciu a sprístupňovanie archívnych dokumentov. Archív špeciálnych fondov je určený na všeobecnú evidenciu fotografií, audiosúborov a videosúborov aj iných informácií. Systém pomáha zjednodušovať prácu 1 150 používateľom NBS. Systém TEMPEST eOffice pokrýva celý životný cyklus dokumentov a prepojenie s ÚPVS (slovensko.sk).
Riešenie:
Ucelené riešenie je integrované a prepojené v niekoľkých navzájom súvisiacich oblastiach - riadenie elektronických dokumentov a automatizovaná správa registratúry, bádateľský portál, špeciálne fondy a elektronické pracovné toky. Riešenie spĺňa podmienky kvalifikovanej elektronickej podateľne a zaručeného elektronického podpisu. Riešenie pokrýva celý životný cyklus registratúrnych záznamov, spracovanie a sprístupňovanie archívnych dokumentov a správu špeciálnych fondov.
Zaujímavosti v číslach:
Riešenie v národnej banke slovenska pokrýva:
- Riadenie dokumentov a správu registratúry,
- Digitálny archív inventárnych záznamov s bádateľským portálom,
- Digitálny archív na správu špeciálnych fondov.
Hodnotenie projektu
Ing. Milan Vlček, vedúci oddelenia registratúry a archívu, Národná banka Slovenska:
„TEMPEST do projektu zapojil tím odborníkov, ktorí sa zamerali hlavne na celkovú užitočnosť riešenia pre Národnú banku Slovenska a nie len na naplnenie požiadaviek. Výsledkom je riešenie s vysokou pridanou hodnotou pre NBS, ktoré spĺňa požadované štandardy pre informačné systémy na správu registratúry a má intuitívne používateľské rozhranie i moderný dizajn. A to aj napriek tomu, že aukciou sa verejná súťaž uzatvorila s cenou na úrovni 1/3 predpokladanej hodnoty zákazky. Projekt vnímam veľmi pozitívne a s ľuďmi z TEMPEST-u máme dnes veľmi dobré vzťahy.“
Zavedenie informačného systému elektronických schránok v Slovenskej sporiteľni (SLSP)
TEMPEST nasadil v SLSP Informačný systém elektronických schránok (ISES). Zákazník tým zvýšil efektivitu, kontrolu a znížil náklady i podiel papierovej dokumentácie v kolobehu dokumentov. Nasadením riešenia sa SLSP pripravila na zavedenie elektronických schránok na portáli slovensko.sk. Systém podporuje koncových používateľov pri práci so všetkými typmi dokumentov a plne pokrýva systematickú evidenciu či už papierovej, alebo elektronickej komunikácie. Vďaka tomu ISES priamo prispieva k optimalizácii procesov v spoločnosti. Súčasťou projektu bola definícia biznis požiadaviek pre SLSP aj pre jej dcérske spoločnosti, návrh riešenia, integrácia, zaškolenie zodpovedných osôb a nastavenie prevádzky. V SLSP bol nasadený a prispôsobený náš vlastný produkt TEMPEST eOffice.
Ako to teraz funguje?
Celé riešenie je situované do existujúcej infraštruktúry banky a používatelia k systému pristupujú ako k intranetovému riešeniu. Na základe stanovených cieľov sme prostredníctvom komunikačného modulu oddelili centrálnu aplikáciu na správu registratúry od okolitého sveta. V projekte bol použitý produkt eOffice ERM vyvinutý v TEMPEST-e. Výsledné riešenie poskytuje hlavné programové rozhranie zabezpečujúce integráciu systému eOffice so systémom elektronických schránok Ústredného portálu verejnej správy (ÚPVS, resp. slovensko.sk). Ich zriadenie vytvára hlavnú komunikačnú bránu medzi informačným systémom SLSP a modulmi ÚPVS. Zároveň poskytuje funkcie pre všetky procesy v komunikácii pomocou elektronických schránok. Zabezpečuje príjem a odosielanie elektronických správ cez ÚPVS, evidenciu a spracovanie elektronických správ v rámci interných procesov spoločnosti vrátane vyhotovenia zaručeného elektronického podpisu tak, aby celý proces mohol byť považovaný za plne použiteľný v právnych úkonoch.
Benefity riešenia:
- zníženie podielu práce s dokumentmi v papierovej podobe,
- zníženie prevádzkových nákladov (nákup papiera, tonerov, tlačiarní),
- centralizácia evidencie papierovej a elektronickej pošty,
- automatizácia distribúcie a spracovania elektronických dokumentov,
- automatické prideľovanie zodpovedností a kontrola lehôt na úkony,
- nasadenie bezpečnostných štandardov v elektronickej komunikácii
- pri práci s elektronickými dokumentmi (zaručený elektronický podpis,
- časová pečiatka),
- eliminácia pokút a škôd vyplývajúcich z nesplnenia požiadaviek súčasnej,
- legislatívy a dodržiavania zákonných lehôt,
- eliminácia straty dokumentov,
- integrácia s elektronickými schránkami ÚPVS (slovensko.sk),
- zlepšenie vnímania banky.
Hodnotenie projektu
Adrian Zboja, vedúci Oddelenia interného servisu Slovenskej sporiteľne
„Hlavnou motiváciou Slovenskej sporiteľne zaviesť komplexné riešenie elektronického riadenia dokumentov bola integrácia so systémom elektronických schránok na ústrednom portáli verejnej správy. Spoločne s celým realizačným tímom banky a TEMPEST-u sa nám spoločne podarilo vytvoriť a uviesť do praxe jedno skvelé, moderné riešenie spĺňajúce štandardy pre správu registratúry. Aj touto cestou vyjadrujem uznanie kolegom z TEMPEST-u za vysokú odbornosť, profesionálny prístup a občas aj značnú dávku trpezlivosti.“
V prípade, že sa chcete o riešení eOffice dozvedieť viac alebo stiahnuť kompletné prípadové štúdie vo formáte PDF, kliknite na nasledovný link:
Národná banka Slovenska
NBS je centrálnou bankou Slovenskej republiky. Od 1. januára 2009 je NBS súčasťou Eurosystému. V spolupráci s Európskou centrálnou bankou a ostatnými centrálnymi bankami krajín eurozóny má prvotný cieľ udržiavať cenovú stabilitu v eurozóne. V rámci Eurosystému je úlohou Národnej banky Slovenska prispievať k zabezpečeniu menovej politiky, devízových operácií a devízových rezerv, vydávania eurových bankoviek a mincí, platobného styku, zberu a zostavovania štatistík, medzinárodnej spolupráce, vzájomnej spolupráce a podpore centrálnych bánk a finančnej stability v eurozóne.
Slovenská sporiteľňa
Slovenská sporiteľňa (SLSP) bola založená v roku 1825 ako vôbec prvá sporiteľničná inštitúcia na Slovensku. V súčasnosti je s viac ako 2,3 milióna klientov najväčšou bankou na Slovensku. Dlhodobo si udržuje vedúce postavenie v oblasti celkových aktív, úverov obyvateľstvu, vkladov klientov, v počte obchodných miest a bankomatov. Komplexné služby ponúka v takmer 300 pobočkách a 17 regionálnych firemných centrách. Slovenská sporiteľňa je členom Erste Group Bank AG – jednej z najväčších poskytovateľov finančných služieb v strednej a východnej Európe zameranej na segment bankovníctva orientovaný na veľké množstvo klientov a stredne veľkých organizácií.
Prečo TEMPEST a riadenie podnikových informácií?
Prínosy nasadenia riešenia eOffice sa premietnu nielen do skvalitnenia práce s dokumentmi, optimalizácie procesov a zvýšenia informačnej bezpečnosti, ale aj do zníženia nákladov spoločnosti. A to najmä vo forme úspory pracovného času potrebného na hľadanie informácií, úspory nákladov vynakladaných na distribúciu dokumentov a vytváranie kópií v procesoch vybavovania. Nasadenie eOffice, ako aj ostatné aktivity s tým súvisiace, budú realizované v súlade s platnou legislatívou vzťahujúcou sa na danú organizáciu. Pre spoločnosť TEMPEST nekončí riadenie podnikových informácií dodaním samotného riešenia eOffice, ale je schopná poskytnúť svojim zákazníkom komplexné služby súvisiace s touto problematikou.